Dans une entreprise, l’archivage permet de conserver des documents qui peuvent être utiles plus tard. La dématérialisation des archives est aujourd’hui conseillée, mais quel principe sous-tend le processus de transfert des archives ?
Le transfert d’archives : qu’est-ce que c’est ?
Pour faire court, le transfert d’archives fait allusion à la dématérialisation de plusieurs documents dans une entreprise ou une organisation. Les e-mails sont aujourd’hui rentrés dans nos habitudes. Avec Internet, certains échanges qui jadis se faisaient de façon physique ont été dématérialisés. Depuis plusieurs années déjà, le scannage et l’intégration des pièces jointes dans les systèmes d’e-mail nous ont permis de dématérialiser de nombreux documents papier.
En général, ce sont les documents dans leur état de papier qui sont utilisés pour faire les archives. Dans cet état, ils sont susceptibles d’être déchirés, froissés, mouillés et même brûlés intentionnellement ou non. Vous pouvez éviter ces sinistres en dématérialisant vos archives. Pour ce faire, il ne suffit pas de convertir tous les documents papier en documents numérisés, mais il s’agit surtout de faire un classement judicieux et compréhensible des fichiers.
Entreprise en déménagement : quel est le sort des archives ?
De façon matérielle, la conservation des archives d’une entreprise se fait en fonction de la place que vous consacrez aux documents archivés. Dans le cas d’un transfert d’archives, c’est la même chose. Toutefois, en ce qui concerne la dématérialisation, il est possible de dédier un espace conséquent aux documents numérisés. Le classement des archives est encore plus facile et peut se faire en fonction de l’ordre alphabétique de l’année et des clients de l’entreprise. Ainsi, il est plus facile de trouver un document, même en cas de déménagement de l’entreprise.
